Was Ihr beachten solltet, wenn Ihr eine Band für eure Firmenfeier bucht

Eine Band für eine Firmenfeier zu buchen ist eine tolle Idee. Allerdings gibt es dabei auch ein paar Dinge zu beachten, damit der Auftritt der Band klappt und zum Erfolg des Events beiträgt….

Eine Firmenfeier mit Livemusik schafft eine besondere Atmosphäre, die jeden Gast begeistert. Doch eine Band zu buchen, ist mehr als nur eine Frage des Musikgeschmacks. Damit die Feier ein voller Erfolg wird, müsst Ihr einige Aspekte bedenken – von den technischen Voraussetzungen über die Gegebenheiten des Veranstaltungsortes bis hin zu den Kosten.

Dieser Artikel gibt euch alle wichtigen Informationen, damit eure Firmenfeier mit einer Band reibungslos abläuft und ein unvergessliches Erlebnis wird.

Die technische Seite der Musik

Bevor Ihr eine Band bucht, solltet Ihr die technischen Anforderungen klären. Jede Band benötigt eine gewisse Infrastruktur, um ihr Equipment optimal nutzen zu können und euch ein beeindruckendes Musikerlebnis zu bieten.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist eine ausreichende Stromversorgung. Es sollten genügend Steckdosen in Bühnennähe vorhanden sein, idealerweise über eine separate Stromleitung. Das verhindert, dass die Stromversorgung durch andere Geräte, wie Beleuchtung oder Catering-Equipment, überlastet wird.

Die Größe der Bühne spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Bands variieren stark in ihrer Zusammensetzung – ein Duo benötigt nur wenige Quadratmeter, während eine achtköpfige Coverband inklusive Schlagzeug und Bläsern eine großzügige Bühne braucht.
Sprecht daher frühzeitig mit der Band, um die Dimensionen abzustimmen. Wenn die Location keine Bühne bietet, könnt Ihr alternativ Podeste mieten, um den Musikern eine geeignete Plattform zu schaffen.

Auch die Licht- und Tontechnik sollte berücksichtigt werden. Viele Bands bringen ihr eigenes Equipment mit, was den Aufwand für euch minimiert. Falls nicht, müsst Ihr klären, ob die benötigte Technik bereits in der Location vorhanden ist oder ob Ihr sie extern anmieten müsst. Den Aufbau solltet Ihr Profis überlassen, denn nur so kann sichergestellt werden, dass der Sound und die Beleuchtung perfekt aufeinander abgestimmt sind.

Wenn eure Feier in einem Wohngebiet stattfindet, müsst Ihr zudem die örtlichen Lärmschutzvorschriften im Blick haben. Laute Musik ist nicht überall bis in die Nacht erlaubt. Besprecht mit der Band, ob sie in solchen Fällen eine leisere Akustik-Variante anbieten kann, um Ärger mit Anwohnern zu vermeiden.

Der Veranstaltungsort und seine Besonderheiten

Die Wahl der Location beeinflusst maßgeblich die Stimmung und den Ablauf der Firmenfeier. Sobald Ihr wisst, welche Band Ihr buchen möchtet, solltet Ihr prüfen, ob der Veranstaltungsort den Anforderungen gerecht wird.

Ein entscheidender Faktor ist der verfügbare Platz. Die Band benötigt ausreichend Raum für ihr Equipment und ihre Performance. Gleichzeitig sollte genug Platz für die Gäste bleiben, insbesondere wenn eine Tanzfläche geplant ist. Eine klare Trennung zwischen Tanzbereich und Sitzplätzen schafft Struktur und sorgt dafür, dass sich niemand eingeengt fühlt.

Der Zugang zur Location ist ein weiterer Punkt, den Ihr beachten solltet. Wenn die Band schweres Equipment mitbringt, sollte der Weg vom Parkplatz zur Bühne möglichst kurz und barrierefrei sein. Auch Parkmöglichkeiten in der Nähe sind wichtig, vor allem bei größeren Bands, die mehrere Fahrzeuge benötigen. Sprecht solche Details rechtzeitig mit dem Veranstalter der Location ab.

Wenn eure Feier im Freien stattfindet, sind zusätzliche Vorbereitungen notwendig. Das Wetter kann unberechenbar sein, daher sollte die Bühne überdacht und eine Schlechtwetter-Alternative vorhanden sein. Ein Zelt oder ein Innenraum in unmittelbarer Nähe sind hier ideale Lösungen. Zudem müsst Ihr bei Open-Air-Veranstaltungen auf die Akustik achten. Große Freiflächen oder Locations mit hohen Glasfassaden können den Sound beeinflussen. Klärt mit der Band, ob sie Schallabsorber oder spezielle Lautsprecher einsetzen kann, um die Klangqualität zu verbessern.

Das Budget richtig planen

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Buchung einer Band für eure Firmenfeier ist die finanzielle Planung. Die Gage der Band hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Anzahl der Musiker, die Dauer des Auftritts und die Entfernung zur Location. Klärt im Vorfeld, ob zusätzliche Kosten wie Fahrtspesen oder Übernachtungen im Preis enthalten sind. Eine transparente Kostenaufstellung schützt euch vor unangenehmen Überraschungen.

Ein schriftlicher Vertrag ist unerlässlich, um Missverständnisse zu vermeiden. In diesem Dokument sollten die Gage, der Zeitrahmen und eventuelle Sonderwünsche festgehalten werden. Klärt zudem, ob eine Anzahlung erforderlich ist und wann die Restzahlung erfolgen soll. Viele Bands erwarten den vollständigen Betrag am Tag der Veranstaltung.

Vergesst auch die rechtlichen Rahmenbedingungen nicht. Wenn Musik öffentlich aufgeführt wird, fallen in Österreich AKM-Gebühren an. Diese sind von der Veranstaltungsart und der Anzahl der Gäste abhängig. Informiert euch rechtzeitig, ob Ihr für eure Feier eine Lizenz benötigt, und klärt, wer die Kosten übernimmt.

Manche Bands kümmern sich um die Anmeldung, während Ihr in anderen Fällen selbst aktiv werden müsst.

Kommunikation ist der Schlüssel

Eine erfolgreiche Firmenfeier steht und fällt mit der Abstimmung zwischen euch und der Band. Sobald Ihr euch für eine Band entschieden habt, solltet Ihr ein ausführliches Gespräch führen, um alle Details zu besprechen. Dazu gehören nicht nur technische und finanzielle Fragen, sondern auch musikalische Vorlieben.

Teilt der Band mit, welche Musikrichtungen Ihr bevorzugt und ob bestimmte Songs auf keinen Fall fehlen dürfen.

Viele Bands bieten an, Wunschlieder ins Programm aufzunehmen, sofern diese rechtzeitig kommuniziert werden.

Auch der Ablaufplan der Feier sollte im Vorfeld klar definiert werden. Wann soll die Band auftreten? Soll sie den gesamten Abend begleiten oder nur in bestimmten Phasen spielen? Wenn Ihr Reden oder andere Programmpunkte plant, solltet Ihr die Band darüber informieren, damit sie ihre Spielzeiten darauf abstimmen kann.

Eine gute Kommunikation sorgt dafür, dass der Ablauf reibungslos funktioniert und alle Beteiligten zufrieden sind.

Ein unvergesslicher Abend

Mit der richtigen Planung und einer guten Band wird eure Firmenfeier ein unvergessliches Ereignis, das lange in Erinnerung bleibt. Egal ob Ihr eine kleine Akustik-Gruppe oder eine große Partyband bevorzugt – der Erfolg hängt davon ab, wie gut Ihr auf die technischen, örtlichen und finanziellen Gegebenheiten eingeht. Nutzt die Gelegenheit, eine persönliche Verbindung zur Band aufzubauen und Eure Wünsche klar zu kommunizieren.

Eine Firmenfeier mit Livemusik ist nicht nur eine Investition in Unterhaltung, sondern auch in die Stimmung und Motivation eures Teams. Mit einer gut vorbereiteten Band und einer sorgfältigen Organisation wird eure Feier garantiert zum Highlight des Jahres. Also los, startet die Planung – die perfekte Musik wartet auf euch!

Weiterführende Links: 
Unser Angebot als Liveband für die Firmenfeier