Wann sollte man mit der Hochzeitsplanung beginnen?

Immer wieder passiert es, dass Brautpaare im Winter für eine Hochzeit im Frühsommer bei uns anfragen und wir ihnen dann leider absagen müssen, da wir bereits gebucht sind. Oder Brautpaare erzählen uns, dass ihre eigentliche Wunschlocation oder der Fotograf nicht mehr verfügbar waren. Daher hier nun unsere Erfahrungen und Tipps zum Thema wann man mit der Hochzeitsplanung beginnen sollte.

Hochzeiten werden immer mehr im Voraus geplant

Seit 2004 spielen wir jedes Jahr auf 15-25 Hochzeiten und konnten in dieser Zeit einen eindeutigen Wandel feststellen: Hochzeiten werden immer länger im Voraus geplant. Und die Brautpaare legen immer mehr Wert auf Qualität, möchten genau bestimmte Locations, Bands oder Fotografen haben. Fanden früher sehr viele Hochzeiten nach dem Schema Standesamt – Kirche im Ort – dann zum Gasthaus am Ortsplatz statt, so sind heute beispielsweise ausgefallenere Location wesentlich mehr im Trend.
Die Trauung findet etwa am Schiff oder in einem Schlosspark statt, die Hochzeitsfeier im Schloss oder einem Hochzeitshof. Dazwischen gibt es noch einen Taubenstart und am Abend ein Feuerwerk. Und auch das Hochzeitsdatum wird wichtiger, fallen z.B. der 7.7., 8.8. oder 9.9. auf einen Samstag, so sind diese Tage besonders begehrt.

Je ausgefallener und spezieller die Dienstleistung, umso früher muss man den Termin fixieren

Der Großteil der Hochzeitsfeiern konzentriert sich auf die Samstage zwischen Mai und September (bzw. in den letzten Jahren immer mehr auch in den Oktober). Die Zahl der möglichen Hochzeitstermine ist also begrenzt, zudem kann eine Location nur ein paar Hochzeiten an einem Tag abwickeln. Ebenso kann ein Fotograf oder eine Hochzeitsband meist nur für eine Hochzeit am Tag engagiert werden. Das alles führt dazu, dass die Anbieter von Dienstleistungen rund um Hochzeiten immer früher ausgebucht sind.

Was kann man tun? Man sollte mit der Hochzeitsplanung rechtzeitig beginnen, ca. 1 bis 1,5 Jahre im Voraus ist nicht zu früh. Vor allem die wichtigen Hauptpunkte der Hochzeit sollten dabei möglichst rasch fixiert werden: Location für die Trauung, Location für die abendliche Hochzeitsfeier, Fotograf, Hochzeitsmusik. Natürlich immer abhängig davon, wie speziell und anspruchsvoll die Wünsche sind.
Will man in einem „normalen“ Gasthaus feiern, hat keine besonderen Ansprüche an das Hochzeitsessen und ist nicht fixiert auf einen bestimmten Ort, dann kann man diese Location auch noch 3-4 Monate vor der Hochzeit fixieren. Möchte man dagegen in einem exquisitem Restaurant mit 8-Gang-Menü speisen, dann ist 1 Jahr im Voraus keine schlechte Empfehlung.

Das gleiche gilt für die Musik. Will man einfach nur eine normale Tanzband haben und hat keine speziellen Wünsche welche Band (natürlich aber sollte die Qualität schon passen), so kann man heutzutage aus einem breiten Pool an Hochzeitbands auswählen. Im Bereich Hochzeitsband mit 3-5 Musikern sind sehr viele Musikgruppen verfügbar, da findet sich meist auch ein paar Monate vor dem Termin noch eine gute Band die auch Zeit hat.
Will man aber genau eine bestimmte Band haben, weil sie dem Brautpaar besonders zusagt oder eine bestimmte Musikrichtung spielt, dann sollte man früher die Band kontaktieren. Wir empfehlen auf jeden Fall mindestens 8-10 Monate vorher, idealerweise aber ein Jahr vor dem Hochzeitstermin.

Generell kann man festhalten: je spezieller die gewünschte Dienstleistung (man möchte genau eine bestimmte Band oder Location, einen besonderen Pfarrer, ein spezieller Feuerwerk etc.), umso früher sollte man den Anbieter kontaktieren und den Termin fixieren. Ganz wichtig dabei: eine Anfrage ist noch keine fixe Terminreservierung. Für die allermeisten Anbieter ist ein Termin erst dann fix, wenn er schriftlich bestätigt wurde (zum Beispiel mit einem Vertrag oder einer Auftragsbestätigung).

Die Größe der Hochzeit sollte ganz am Anfang bereits feststehen

Details zur Hochzeit (wann und wie lange das Essen dauert oder die Band spielt, Sitzplan etc.) kann man später noch festlegen, möglichst bald am Anfang sollte man aber festlegen, wie groß die Hochzeit werden soll. Manche Hochzeitsgesellschaften umfassen 40 Personen, andere 300. Davon ist aber stark abhängig, welche Leistungen man dann für die Hochzeit benötigt. Genügt ein kleiner Speisesaal oder benötigt man das gesamte Veranstaltungszentrum? Wieviele Kellner muss der Caterer bereitstellen? Welche Ton- und Lichtanlage benötigt die Band?
Ganz am Beginn muss man also schon die Größe der Hochzeit festlegen, damit man die passenden Dienstleister buchen kann.

Fazit

Hochzeiten werden immer länger im Voraus geplant, dementsprechend früh sollte man auch mit der Planung der eigenen Hochzeit beginnen. Im Schnitt kann man sagen, dass es absolut sinnvoll ist, ca. 1-1,5 Jahre vor dem Termin mit den Planungen zu beginnen, gleich am Anfang sollte Größe der Hochzeit, sowie die wichtigsten Punkte (Location, Musik, Fotograf) fixiert werden.

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